Perjalanan Penyetaraan Ijazah (Bag.2)

Proses penyetaraan ijazah sudah masuk ke bulan keenam. Tenang, belum selesai juga.

Menyambung dari Bagian 1, sekitar sebulan sejak menerima email dari portal penyetaraan ijazah pada 18 Mei 2021 bahwa proses penyetaraan sedang ada di tim penilai, belum juga ada kabar baik lanjutan. Akhirnya, saya menggunakan jurus yang sudah dilakukan sebelumnya, yaitu bertanya ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui akun resmi di Instagram. Cukup besar harapan waktu bertanya via IG ini, karena admin cukup responsif. 

Saya mengirim pesan via IG pada 16 Juni 2021. Benar juga, waktu saya menanyakan berapa lama saya harus menunggu proses penilaian dari tim, admin IG Dikti menjawab prosedur penilaian memerlukan waktu 7-14 hari. Saya memberikan detil berapa lama saya sudah menunggu dan belum ada kelanjutan. Admin IG Dikti pun mencatat informasi tersebut dan menyampaikan ke pihak terkait (kurang paham juga siapa). Setelah itu, admin menyebutkan untuk mengkonfirmasi kembali jika tidak ada kelanjutan proses setelah 3-7 hari kerja.

Dengan polosnya, saya mempercayakan pada update via email untuk mendapat kabar kelanjutan proses ini. Ya karena di proses persis sebelumnya, saya mendapat notifikasi yang dikirim via email. Terlebih lagi, waktu itu sedang ada beberapa deadline yang harus saya kejar. Jadi, agak riweuh jika harus sering mengecek website Dikti. 

Di sinilah semuanya bergulir. Bergulir ke hal-hal yang semakin membingungkan lainnya. Saya tulis per poin saja agar lebih mudah diceritakan.

1. Jangan berharap banyak dari update email 

Sudah dijelaskan sedikit di atas. Sebaiknya memang selalu mengecek setiap hari (ini sih cuma mungkin kalau lagi gabut 😅). Masalahnya meski di notifikasi email sebelumnya ada pernyataan bahwa setiap update akan juga dikirim ke email yang digunakan sebagai akun di portal penyetaraan ijazah, sampai hari ini tidak ada tuh email.

Nah, tanggal 25 Juni 2021, saya berencana kontak kembali admin IG Dikti, karena sudah 7 hari kerja dan belum ada update. Tapi, sebelum mengirim pesan via IG, saya login di portal penyetaraan ijazah untuk memastikan perkembangan.

Dan ternyata ada update donk! Tulisannya berbunyi: Menunggu Proses Konversi (e-sign).

Bingung donk. Lhoh kenapa ada soal konversi. Sepemahaman saya sih untuk konversi nilai perlu menunggu penyetaraan ijazah selesai. Pasalnya, surat keputusan (SK) penyetaraan ijazah perlu dijadikan lampiran saat memproses konversi. Karena saya belum punya SK tersebut, ya saya memang belum mengajukan konversi nilai, meskipun memang sudah membuat draft di portal.

Ketika saya coba klik bagian tulisan tersebut, laman selanjutnya terbuka dan menunjukkan timeline pengajuan penyetaraan beserta penjelasan. Nah, ternyata update terkait menunggu konversi ini dikirimkan pada 16 Juni 2021. Update ini lah yang tidak dikirim via email. Ya sudahlah.

Dari penjelasan disebutkan penundaan karena proses konversi ini kemungkinan karena dokumen kurang lengkap atau karena pengajuan konversi masih dalam bentuk draft. Asumsi saya sih, saya ada di kategori kedua karena memang sudah pernah buat draft.

Untuk memastikan status tersebut, saya coba kirim pesan ke admin IG Dikti, menanyakan apakah proses konversi sekarang berjalan bersamaan dengan penyetaraan sehingga saya harus sekalian mengisi bagian konversi nilai (kalau di portal, penyetaraan dan konversi itu ada di tab yang berbeda; jadi jangan dianggap ini satu formulir yang sama). Tapi kali ini, admin tidak membalas.

Akhirnya, saya putuskan melanjutkan draft konversi saja agar segera bisa lanjut proses penyetaraan.

2. Isian kolom konversi

Sebenarnya sih kolom isian konversi nilai terlihat cukup sederhana di portal. Tapi, kesederhanaan itu cukup menipu. Setidaknya buat kasus saya ya. Tampilannya kurang lebih seperti di gambar di bawah ini. Sebelah kanan setelah kolom SKS adalah kolom nilai.

Masalah lumayan pelik pertama adalah terkait nilai minimal. Kalau maksimal, sepertinya lumayan standar di angka 100. Nah, minimal ini yang agak membingungkan, karena ketika tidak bisa diisi 0 (nol). Di kolom bisa ditulis 0, tapi ketika submit, muncul notifikasi bagian tersebut salah isi dan tidak bisa diisi 0. 

Tentunya, saya klik simbol tanda tanya yang ada dan di situ dijelaskan bahwa nilai minimal yang dimaksud adalah nilai minimal untuk bisa dinyatakan lulus. Nah, di sini poin pelik berikutnya. Bagaimana definisi lulus? Karena di kampus saya menggunakan sistem yang agak berbeda, yaitu kategorisasi dari nilai tertinggi hingga terendah distinction (70 hingga 100), merit (60 hingga 69), pass (50 hingga 59), fail ((x+1) hingga 49), bad-fail (0 hingga x). Nah, nilai x ini berbeda-beda terkait jurusan. Di jurusan saya x ini adalah 39. Sebenarnya secara logika bisa isi saja dengan nilai minimal pass 50, karena secara harfiah pass artinya lulus. Namun, di kampus saya kebetulan untuk bisa dinyatakan lulus dalam artian tidak perlu mengulang mata kuliah, bisa saja mendapat nilai antara 40 hingga 49 untuk jumlah kredit yang setengah (0.5) unit.

Di sini dilema muncul.

Caveat: nilai saya tidak ada yang di bawah kategori lulus secara literal a.k.a pass. Jadi, aman sebenarnya. Tapi, logika saya, kalau misal nanti nilai minimal ini salah isi, bisa jadi konversinya nanti akan berubah juga secara IPK.

Sempat diskusi dengan teman lain soal ini. Tapi, sayangnya dia tidak studi dengan sistem penilaian yang sama. Akhirnya, saya mengirim pesan di WA group yang berisi mahasiswa dan alumni dari Indonesia di kampus saya. Ada satu teman yang membalas. Singkat cerita, dia menyebutkan dia mengisi angka minimal dengan 1.

Jeng jeng jeng. Apa lagi ini? 1? Dia mengisi angka tersebut juga setelah konsultasi dengan staf Dikti yang menyebutkan nilai minimal adalah nilai terendah yang bisa diberikan. Ya gak salah sih. Karena tidak bisa diisi 0, ya berarti terendah yang bisa ditulis di kolom adalah 1.

Singkat cerita lagi, saya konfirmasi dengan salah satu staf Dikti yang kemudian menyebut angka yang dimasukkan seharusnya sesuai definisi pass. Jadi, bukan seperti yang di foto ya, itu pas masih sebelum diganti jadi masih 40. Angka yang seharusnya adalah 50.

Selesai di sini dengan pengisian? Oh tentu tidak.

Setelah beres dengan angka nilai minimal dan mengisi kolom-kolom lain, saya coba klik 'simpan' di laman. Mengklik simpan berarti secara resmi mengirimkan pengajuan konversi ini. 

Sayangnya, draft saya masih ditolak sistem secara otomatis. Notifikasi kesalahan berikutnya yang muncul adalah angka minimal di kolom SKS adalah 1. Masalahnya, sistem kampus saya menggunakan total 4 unit sebagai persyaratan program. Di tiap mata kuliah, ada yang bernilai 1 unit dan 0.5 unit. Jadi, harus diisi seperti apa kalau sistemnya berbeda?

Saya konfirmasi lagi dengan salah satu staf Dikti. Beliau menyebutkan bisa diisi 0,5 atau 0.5. Hmmmm 0.5 sudah terbukti ditolak otomatis. Waktu mencoba ganti dengan koma, malah sama sekali tidak bisa ketik koma. Staf Dikti tidak memberi solusi, dan hanya menyebut tidak masalah selama nama mata kuliah benar. Jadi, agak putus asa, saya hilangkan simbol numerik, jadi tinggal 05. Dan, ketika klik 'simpan', dapat diterima sistem. hahahhaha. Entahlah nanti jadi seperti apa.

3. Sepertinya perlu cek ke Dikti setiap hari kalau bisa

Saat tulisan ini dibuat, tentunya belum ada update lanjutan. Namun, bisa jadi lama lagi. Karena status yang kemudian muncul adalah seperti berikut ini

Iya, 37 hari!!!

Berdasarkan cerita dengan salah satu teman satu kampus yang sudah selesai penyetaraan, dia juga menelpon help desk Dikti SETIAP HARI untuk memastikan pengajuan diproses.

Saya berencana menunggu 7 hari kerja. Karena, itu prosedur standar kan. Jika tidak ada update setelah periode tersebut, akan coba kontak lagi via instagram.

Sempat bercanda dengan salah satu teman lain, mungkin ada salah ketik ketika Dikti menyebut proses 7-14 hari kerja padahal yang dimaksud adalah 7-14 bulan. LoL. By the way, di laman muka portal penyetaraan ijazah, proses yang diperlukan adalah 2-7 hari kerja. Seperti yang di foto ini.

Sepertinya sih akan sampai 7 bulan proses keseluruhan pengajuan penyetaraan ini. Tapi semoga tidak sampai 14 bulan.